Поиск отличного места в Лондоне, Глазго и других городах Великобритании может быть утомительным для самых опытных организаторов. Однако, как только место встречи найдено, работа организатора мероприятия не завершена. Сложный процесс завершения бронирования места требует больше, чем имена участников. Организаторы мероприятия вынуждены решать проблемы материально-технического и финансового характера при работе с операторами при бронировании места. Организатор может использовать следующие советы, чтобы превратить интерес к месту проведения в полное резервирование места.

Центральным элементом бронирования места является точное время и дата проведения данного мероприятия. Организатор конференции должен быть готов с полным расписанием мероприятий от регистрации до окончательного оформления заказа. Это расписание позволит оператору объекта заблокировать конференц-залы, гостиничные номера и другие помещения для удовлетворения потребностей участников. Организаторы конференции должны понимать, что почасовая стоимость места проведения мероприятия неоценима с точки зрения прибыли оператора, что приводит к потере времени и пространства, вредных для данного оператора.

После того, как места для проведения конференций и размещения заблокированы на соответствующее время, организаторы мероприятия должны забронировать места для нужного количества людей. Если организатор мероприятия составляет список приглашений, оператор может заблокировать места и комнаты в ожидании 100% посещаемости. Организационные компании и некоммерческие организации должны запросить дополнительные номера для учета поздних владельцев регистрации. В то время как крупные организации могут занимать от 20 до 25% дополнительного пространства, минимальная оценка для комнат и стула в верхней части списка приглашений составляет 10%.

Организатор мероприятия должен проконсультироваться с экспертом по кейтерингу на месте проведения конференции, чтобы составить меню для всего мероприятия. Места могут предлагать ограниченное питание для континентальных завтраков, закусок и закусок, чтобы снизить расходы. Если место проведения предлагает более обширное меню, организатор с ограниченным бюджетом не должен бояться выбирать несколько блюд для всего мероприятия. Организаторы мероприятия должны учитывать диетические запросы своих участников на основе оценки программ и регистрационных форм. Если событие имеет историческую или географическую тему, организатор должен найти пункты меню, которые хорошо соответствуют этой теме.

Бронирование мест осуществляется за счет депозитов, которые составляют часть общей стоимости бронирования. Предприятия, торговые группы и школы часто могут оплатить полную стоимость бронирования мест до начала мероприятия, чтобы устранить финансовые проблемы. Небольшие группы должны размещать свои депозиты на деловых кредитных картах во время отправки регистрационных сборов. Как только организация продемонстрирует ответственность за оплату бронирования мест, операторы будут более гибкими в плане оплаты в будущем.

После внесения депозита организаторы мероприятия и операторы могут беспокоиться о мелких деталях. Организатор мероприятия должен поддержать резервирование места, добавив офисные и технологические запросы в соответствии с потребностями докладчиков и докладчиков. Самый простой запрос организатора — подключить ноутбук к проектору, который будет показывать презентации, видео и другие визуальные материалы на большом экране. Политическим конференциям и политическим конвенциям, возможно, потребуется создать медиацентры на местах, требующие широкополосных подключений и телефонных линий от десятков. При бронировании места следует также указать количество временных рабочих мест, вырезанных из конференц-залов с использованием перегородок.

Организаторы конференции покажут организаторам конференции различные варианты залов, чтобы определить столы, стулья и оборудование, необходимые для каждого пункта повестки дня. Соглашение по программному обеспечению, состоящее из полдюжины секционных заседаний в день, может потребовать шести отдельных комнат, трех комнат, разделенных на две части, или большого конференц-зала, разделенного на шесть конференц-залов. Организаторы мероприятия могут распределить круглые столы равномерно, чтобы облегчить групповую работу, или выстроить длинные прямоугольные столы, чтобы люди могли сосредоточиться на презентациях. Независимо от того, является ли это существующим шаблоном помещения или уникальным макетом для конкретной конференции, организатор должен внимательно посмотреть, как каждая часть конференции размещается перед регистрацией.

Различные пункты организации конференции не могут быть включены в первоначальное резервирование места. Занятым организаторам мероприятия может потребоваться назначить административных помощников или стажеров, чтобы встретиться с персоналом объекта для составления регистрационных таблиц. Организатор также должен поговорить с персоналом стойки регистрации и регистраторами о предоставлении информации о такси, проживании и близлежащих ресторанах для приглашенных. Действия, выполняемые в последнюю секунду, такие как заполнение папок, создание тегов имен и проверка списков регистрации, должны проводиться вне офиса, чтобы поддерживать организованное лицо участников.

Поскольку резервирование места проведения задуманно, организаторы мероприятия должны обратиться к операторам места с точными деталями. Организация должна иметь как минимум несколько подтвержденных регистраций на событие, прежде чем вносить деньги на депозит. Если есть какие-либо сомнения в отношении удобств и ресурсов, предлагаемых местом проведения конференции, организациям не следует ограничивать себя в резервировании места проведения. Чувство подтверждения бронирования места, внесения депозита и начала планирования мероприятий не должно означать отказа от должной осмотрительности.